Privacy Policy

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è Ernest Srl SB (società benefit), P.IVA 14755960961, con sede in Via Mac Mahon 12, 20155 Milano (MI), Italia, nella persona del legale rappresentante Michele Santoro. Per qualsiasi richiesta relativa ai tuoi dati o per esercitare i tuoi diritti scrivi a michele@ernestconcierge.com.

2. Dati che trattiamo

• Account: nome, email, password (in forma cifrata); in caso di accesso con Google, i dati del profilo Google collegato.
• Conversazioni: i messaggi che scambi con il concierge in chat e, se usi la modalità vocale, l'audio e la sua trascrizione.
• Memoria del concierge: fatti stabili su di te che fornisci o che emergono dalle conversazioni (preferenze, vincoli, contesto), usati per personalizzare il servizio. Puoi consultarli, modificarli ed eliminarli dalla pagina Profilo.
• Dati particolari (art. 9 GDPR): se scegli di comunicarli (es. allergie, intolleranze, esigenze di salute o di accessibilità), li trattiamo solo con il tuo consenso — vedi § 5.
• Documenti: i file che carichi nella knowledge base (aziendale o personale).
• Posizione: la posizione del dispositivo (coordinate precise, rilevate dal browser o dall'app), solo se attivi il relativo permesso, per proporti servizi vicini.
• Dispositivo: se usi l'app e attivi le notifiche, l'identificativo che Apple o Google assegnano al dispositivo per recapitarle, con modello e versione del sistema.
• Contatto e richiamo: numero di telefono e preferenza sul richiamo telefonico da parte di un operatore, se li fornisci.
• Richieste e prenotazioni: i dettagli delle richieste che affidi al concierge (es. ristorante, hotel, viaggio) e del loro stato di lavorazione.
• Calendari collegati: solo se colleghi un calendario da Profilo → Calendari (Google Calendar, Outlook, iCloud o un altro servizio CalDAV, oppure i calendari del telefono dall'app). Leggiamo titolo, data, orario e luogo dei tuoi impegni e vi scriviamo gli eventi delle prenotazioni che ci affidi o che ci chiedi di segnare. Dei calendari online conserviamo, cifrate, le credenziali di accesso (token di autorizzazione o password per app), non gli impegni: li leggiamo quando servono al concierge. Dal telefono l'app ci invia gli impegni delle cinque settimane successive, che sostituiamo a ogni aggiornamento.
• Pagamento (abbonamento privato): sul sito i dati della transazione sono gestiti dal fornitore di pagamento (Stripe) e non conserviamo i dati completi della carta. Per gli acquisti dall'app il pagamento avviene su App Store o Google Play: da loro riceviamo solo i dati dell'abbonamento (prodotto, stato, scadenza e identificativo dell'acquisto), mai i dati di pagamento.
• Dati tecnici: cookie necessari al funzionamento (sessione, preferenza tema), log di sicurezza e dati diagnostici anonimi dell'app (errori e tempi di caricamento, senza legarli al tuo account).

3. Finalità e basi giuridiche

• Erogare il servizio di concierge (chat, voce, memoria, richieste, calendari che scegli di collegare): esecuzione del contratto (art. 6.1.b).
• Gestire l'abbonamento e la fatturazione per gli utenti privati: contratto e obblighi di legge (art. 6.1.b e 6.1.c).
• Sicurezza e funzionamento della piattaforma: legittimo interesse (art. 6.1.f).
• Geolocalizzazione e dati di salute: consenso (art. 6.1.a e, per i dati particolari, art. 9.2.a), revocabile in ogni momento.

4. Intelligenza artificiale

ERNEST è un assistente basato su intelligenza artificiale. Per generare le risposte, i messaggi e i documenti rilevanti vengono inviati a fornitori di modelli AI. Attualmente utilizziamo OpenAI per la chat testuale e per la modalità vocale; potremo utilizzare Anthropic (Claude) per la chat. I contenuti non vengono usati per addestrare i modelli.

Se hai collegato un calendario, il concierge ne legge gli impegni solo quando servono a risponderti (per esempio per proporti un orario libero): in quel caso titolo, orario e luogo degli impegni del periodo richiesto vengono inviati al fornitore AI insieme alla conversazione, con le stesse garanzie.

Alcune richieste possono essere prese in carico da un operatore umano (concierge), che subentra nella conversazione per finalizzare il servizio. Il sistema non adotta decisioni automatizzate che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo sulla tua persona ai sensi dell'art. 22 GDPR: le proposte del concierge sono consigli, e le prenotazioni sono finalizzate da un operatore.

5. Dati particolari (salute, allergie)

Se comunichi dati relativi alla salute (es. allergie, intolleranze, esigenze di accessibilità) per ottenere un servizio più adatto, li trattiamo esclusivamente sulla base del tuo consenso esplicito e solo per la finalità per cui li fornisci. Puoi visualizzarli, modificarli e cancellarli in ogni momento dalla pagina Profilo, e revocare il consenso eliminandoli. Non sei obbligato a fornirli.

6. Fornitori e responsabili del trattamento

Ci avvaliamo di fornitori che trattano i dati per nostro conto come responsabili del trattamento (art. 28 GDPR). I principali sono:

• OpenAI — generazione delle risposte AI (chat e voce).
• Anthropic — generazione delle risposte AI (chat, in adozione).
• Google — ricerca di luoghi e mappe, accesso con Google (vedi § 6-bis).
• Stripe — gestione dei pagamenti dell'abbonamento.
• Apple e Google — vendita dell'abbonamento dall'app tramite App Store e Google Play; per questi acquisti agiscono come titolari autonomi del trattamento, secondo le loro informative.
• Brevo — invio delle email transazionali e di quelle che ERNEST scrive per tuo conto dopo la tua approvazione.
• Railway — hosting e infrastruttura applicativa (server e database in un data center nell'Unione Europea).
• LiteAPI e Duffel — ricerca di hotel e voli (attualmente in ambiente di test).

L'elenco aggiornato dei responsabili, con le rispettive sedi, è disponibile su richiesta all'indirizzo del titolare.

6-bis. Dati ottenuti dalle API di Google

Se accedi con Google, riceviamo esclusivamente i dati essenziali del tuo profilo (nome, indirizzo email e immagine del profilo), e solo per creare e riconoscere il tuo account. L'accesso non ci dà alcun permesso su altri servizi Google: non leggiamo la tua posta né i tuoi file su Drive.

Google Calendar è un collegamento separato, che attivi tu da Profilo → Calendari e che puoi togliere in ogni momento dalla stessa pagina o dalle impostazioni del tuo account Google. Con il tuo consenso ERNEST legge l'elenco dei tuoi calendari e i tuoi impegni (titolo, data, orario, luogo), per proporti orari liberi ed evitare sovrapposizioni, e crea eventi nei calendari di tua proprietà solo per le prenotazioni gestite dal concierge o quando glielo chiedi. Non modifichiamo né cancelliamo eventi che non abbiamo creato noi.

L'uso e il trasferimento delle informazioni ricevute dalle API di Google rispettano la Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di uso limitato. In particolare: non utilizziamo questi dati per pubblicità, non li vendiamo, non li cediamo a terzi se non ai responsabili necessari a erogare il servizio o per obblighi di legge, e non consentiamo a persone di leggerli se non con il tuo consenso esplicito, per assistenza da te richiesta, per motivi di sicurezza o quando la legge lo imponga. Non utilizziamo i dati ottenuti dalle API di Google per sviluppare, migliorare o addestrare modelli di intelligenza artificiale o di apprendimento automatico generalisti. Puoi revocare l'autorizzazione in ogni momento dalle impostazioni del tuo account Google.

7. Trasferimenti fuori dall'Unione Europea

Alcuni fornitori possono trattare i dati anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo (in particolare negli Stati Uniti). In tal caso il trasferimento avviene sulla base di garanzie adeguate ai sensi degli artt. 44 ss. GDPR, quali le Clausole Contrattuali Standard della Commissione Europea o eventuali decisioni di adeguatezza applicabili.

8. Conservazione

Conserviamo i dati per il tempo necessario a erogare il servizio e, successivamente, per il tempo richiesto da obblighi di legge (es. contabili e fiscali). A titolo indicativo: i dati dell'account e delle conversazioni per la durata del rapporto; i documenti fiscali per il periodo previsto dalla normativa. Le credenziali dei calendari collegati e gli impegni inviati dal telefono restano finché non scolleghi il calendario. I promemoria che chiedi a ERNEST restano finché non vengono inviati o annullati. Se ti registri scrivendo a ERNEST su WhatsApp, conserviamo il tuo numero e i messaggi scambiati fino al completamento (7 giorni se non lo completi); il codice di verifica via email vale 10 minuti e non lo conserviamo in chiaro. Le pagine che ERNEST prepara per te (piani, itinerari, confronti) si aprono solo da un link riservato e vengono eliminate dopo 30 giorni. Le email che chiedi a ERNEST di inviare per tuo conto partono solo dopo la tua approvazione: di ciascuna conserviamo destinatario, oggetto e testo per 90 giorni, insieme alle risposte che il destinatario manda all'indirizzo di quella richiesta (mittente, oggetto e testo). ERNEST non legge la tua posta: riceve solo le risposte a quell'indirizzo. I controlli periodici che attivi (una pagina web da tenere d'occhio) durano al massimo 90 giorni e ne conserviamo l'ultima lettura per 30 giorni dopo la chiusura. Alla cancellazione dell'account i dati collegati vengono eliminati, e le autorizzazioni ai calendari Google revocate, salvo quanto la legge imponga di conservare.

9. I tuoi diritti

Hai diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione (artt. 15-22 GDPR), oltre a revocare i consensi prestati. La cancellazione dell'account è disponibile direttamente nell'app (Profilo → Elimina account) oppure, senza l'app, come spiegato nella pagina Eliminare l'account. Per le altre richieste scrivi a michele@ernestconcierge.com. Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

10. Cookie

Utilizziamo esclusivamente cookie tecnici necessari al funzionamento (autenticazione, preferenze). Non usiamo cookie di profilazione né di terze parti.

11. Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati (cifratura delle credenziali, accessi controllati, trasmissione su canale sicuro). Nessun sistema è però sicuro al 100%.

12. Modifiche

Potremo aggiornare questa informativa; le modifiche rilevanti saranno comunicate tramite l'app o via email. La data in alto indica l'ultimo aggiornamento.