Privacy Policy

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è Ernest Srl SB (società benefit), P.IVA 14755960961, con sede in Via Mac Mahon 12, 20155 Milano (MI), Italia, nella persona del legale rappresentante Michele Santoro. Per qualsiasi richiesta relativa ai tuoi dati o per esercitare i tuoi diritti scrivi a michele@ernestconcierge.com.

2. Dati che trattiamo

• Account: nome, email, password (in forma cifrata); in caso di accesso con Google, i dati del profilo Google collegato.
• Conversazioni: i messaggi che scambi con il concierge in chat e, se usi la modalità vocale, l'audio e la sua trascrizione.
• Memoria del concierge: fatti stabili su di te che fornisci o che emergono dalle conversazioni (preferenze, vincoli, contesto), usati per personalizzare il servizio. Puoi consultarli, modificarli ed eliminarli dalla pagina Profilo.
• Dati particolari (art. 9 GDPR): se scegli di comunicarli (es. allergie, intolleranze, esigenze di salute o di accessibilità), li trattiamo solo con il tuo consenso — vedi § 5.
• Documenti: i file che carichi nella knowledge base (aziendale o personale).
• Posizione: la geolocalizzazione approssimativa del browser, solo se attivi il relativo permesso, per proporti servizi vicini.
• Contatto e richiamo: numero di telefono e preferenza sul richiamo telefonico da parte di un operatore, se li fornisci.
• Richieste e prenotazioni: i dettagli delle richieste che affidi al concierge (es. ristorante, hotel, viaggio) e del loro stato di lavorazione.
• Pagamento (abbonamento privato): i dati della transazione sono gestiti dal fornitore di pagamento (Stripe); non conserviamo i dati completi della carta.
• Dati tecnici: cookie necessari al funzionamento (sessione, preferenza tema) e log di sicurezza.

3. Finalità e basi giuridiche

• Erogare il servizio di concierge (chat, voce, memoria, richieste): esecuzione del contratto (art. 6.1.b).
• Gestire l'abbonamento e la fatturazione per gli utenti privati: contratto e obblighi di legge (art. 6.1.b e 6.1.c).
• Sicurezza e funzionamento della piattaforma: legittimo interesse (art. 6.1.f).
• Geolocalizzazione e dati di salute: consenso (art. 6.1.a e, per i dati particolari, art. 9.2.a), revocabile in ogni momento.

4. Intelligenza artificiale

ERNEST è un assistente basato su intelligenza artificiale. Per generare le risposte, i messaggi e i documenti rilevanti vengono inviati a fornitori di modelli AI. Attualmente utilizziamo OpenAI per la chat testuale e per la modalità vocale; potremo utilizzare Anthropic (Claude) per la chat. I contenuti non vengono usati per addestrare i modelli.

Alcune richieste possono essere prese in carico da un operatore umano (concierge), che subentra nella conversazione per finalizzare il servizio. Il sistema non adotta decisioni automatizzate che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo sulla tua persona ai sensi dell'art. 22 GDPR: le proposte del concierge sono consigli, e le prenotazioni sono finalizzate da un operatore.

5. Dati particolari (salute, allergie)

Se comunichi dati relativi alla salute (es. allergie, intolleranze, esigenze di accessibilità) per ottenere un servizio più adatto, li trattiamo esclusivamente sulla base del tuo consenso esplicito e solo per la finalità per cui li fornisci. Puoi visualizzarli, modificarli e cancellarli in ogni momento dalla pagina Profilo, e revocare il consenso eliminandoli. Non sei obbligato a fornirli.

6. Fornitori e responsabili del trattamento

Ci avvaliamo di fornitori che trattano i dati per nostro conto come responsabili del trattamento (art. 28 GDPR). I principali sono:

• OpenAI — generazione delle risposte AI (chat e voce).
• Anthropic — generazione delle risposte AI (chat, in adozione).
• Google — ricerca di luoghi e mappe, accesso con Google (vedi § 6-bis).
• Stripe — gestione dei pagamenti dell'abbonamento.
• Brevo — invio delle email transazionali.
• Railway — hosting e infrastruttura applicativa.
• LiteAPI e Duffel — ricerca di hotel e voli (attualmente in ambiente di test).

L'elenco aggiornato dei responsabili, con le rispettive sedi, è disponibile su richiesta all'indirizzo del titolare.

6-bis. Dati ottenuti dalle API di Google

Se accedi con Google, riceviamo esclusivamente i dati essenziali del tuo profilo (nome, indirizzo email e immagine del profilo), e solo per creare e riconoscere il tuo account. Non chiediamo né otteniamo l'accesso ad altri servizi Google: non leggiamo la tua posta, i tuoi file su Drive né il tuo calendario.

L'uso e il trasferimento delle informazioni ricevute dalle API di Google rispettano la Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di uso limitato. In particolare: non utilizziamo questi dati per pubblicità, non li vendiamo, non li cediamo a terzi se non ai responsabili necessari a erogare il servizio o per obblighi di legge, e non consentiamo a persone di leggerli se non con il tuo consenso esplicito, per assistenza da te richiesta, per motivi di sicurezza o quando la legge lo imponga. Puoi revocare l'autorizzazione in ogni momento dalle impostazioni del tuo account Google.

7. Trasferimenti fuori dall'Unione Europea

Alcuni fornitori possono trattare i dati anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo (in particolare negli Stati Uniti). In tal caso il trasferimento avviene sulla base di garanzie adeguate ai sensi degli artt. 44 ss. GDPR, quali le Clausole Contrattuali Standard della Commissione Europea o eventuali decisioni di adeguatezza applicabili.

8. Conservazione

Conserviamo i dati per il tempo necessario a erogare il servizio e, successivamente, per il tempo richiesto da obblighi di legge (es. contabili e fiscali). A titolo indicativo: i dati dell'account e delle conversazioni per la durata del rapporto; i documenti fiscali per il periodo previsto dalla normativa. Alla cancellazione dell'account i dati collegati vengono eliminati, salvo quanto la legge imponga di conservare.

9. I tuoi diritti

Hai diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione (artt. 15-22 GDPR), oltre a revocare i consensi prestati. La cancellazione dell'account è disponibile direttamente nell'app (Profilo → Elimina account). Per le altre richieste scrivi a michele@ernestconcierge.com. Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

10. Cookie

Utilizziamo esclusivamente cookie tecnici necessari al funzionamento (autenticazione, preferenze). Non usiamo cookie di profilazione né di terze parti.

11. Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati (cifratura delle credenziali, accessi controllati, trasmissione su canale sicuro). Nessun sistema è però sicuro al 100%.

12. Modifiche

Potremo aggiornare questa informativa; le modifiche rilevanti saranno comunicate tramite l'app o via email. La data in alto indica l'ultimo aggiornamento.